직장인의 효율적인 정보 수집 관리법
안녕하세요.자기계발센터 소장 입니다.
자기계발을 위해 자투리 시간을 쪼개 이 자리에 모이신 여러분, 만나서 반갑습니다.
저는 오늘 효율적인 정보를 수집, 관리 방법에 대해 말씀드리고자 합니다.y
기업의 업무를 보다 효과적으로 추진하는 데에는 폭넓은 정보가 필요합니다.
우리는 회사 생활을 하다 보면 정보를 주고받을 일이 많습니다.y
김대리, 지사 현황을 파악하는 자료 좀 작성해 봐.
최과장, 시장 상황을 분석해서 기안서 작성해 봐.
그러면 여기서 질문을 하나 던져 보겠습니다.y
여러분은 상대방으로부터 정보를 얻기를 원하는 마음과 상대방에게 도움이 되는 정보를 제공해 주려는 마음 중, 어느 쪽의 비중이 더 큽니까.y
사람의 마음은 제멋대로이기 때문에 제공하기보다는 제공받기를 원하는 마음이 더 강한 법입니다.
그런 상황을 바탕으로 효과적으로 정보를 수집하려면 어떻게 해야 하겠습니까.y
본인에게 필요한 정보가 있다면 정보를 기다리기만 할 것이 아니라, 모든 부서를 직접 방문하여 필요한 정보, 데이터를 끌어내고 메모해야 합니다.
다만 이 때 중요한 것은 본인이 가지고 있는 정보를 상대방에게도 제공해 준다는 점입니다.
그러기 위해서는 평소에 타 부서 사람들과 커뮤니케이션과 관계 유지를 잘 해두어야 합니다.
또한 많은 정보의 루트를 개척하고 유지하기 위한 노력도 해야 합니다.
하지만 정보.데이터 등은 수집하는 것만으로는 아무런 소용이 없습니다.
그때 그때 분석하고 필요한 것만을 자신의 방법으로 파일링하는 것이 중요합니다.
또한 나머지를 과감하게 버리는 용기도 필요합니다.
어느 회사의 ceo는 부서 직원들에게 이렇게 지시를 했다고 합니다.
각자의 책상 서랍 속에 있는 것을 아무리 중요한 서류라 생각되는 것이라도 정리하여 3분의 2를 버려라.
그야말로 산더미 같은 쓰레기가 나왔지만, 그 뒤 어느 업무에서도 지장이 발생하는 일은 없었다고 합니다.
이것저것 많은 서류를 끌어안고 있는 사람은 대개 업무 속도가 느립니다.
필요한 것만을 분류하고 정리, 보관하는 사람이 비즈니스를 가장 효율적으로 진행하는 사람일 것입니다.
기획서 작성, 프로젝트 진행, 중요한 거래처와의 미팅,
역량이 성장할수록 다루어야 할 데이터의 양도 점점 더 늘어납니다.
어제와 같은 방식으로 정보를 수집하고 처리하다가는 증가하는 자료에 치여 정작 ‘결과’를 만들어내는 데는 소홀해질 수밖에 없을 것입니다.
짧은 시간에 보다 효과적인 결과를 이뤄내기 위해서는 정보를 수집하고 활용하는 능력, 즉 ‘지적 생산성’을 갖추어야 합니다.
핵심 업무를 재빨리 파악하여 자기만의 성과로 표현하는 방식을 익혀야만 지적 생산성을 높일 수 있을 것입니다.
그럼 이상으로 오늘 강연을 마치겠습니다.
경청해 주신 여러분, 감사합니다.y
2000년 00월 00일
자기계발센터 소장